Apa Saja Tugas Bagian Legal di Sebuah Proyek Properti?

Pada pelaksanaan sebuah proyek properti, tugas divisi legal adalah mengurus dan mempersiapkan seluruh urusan legalitas proyek, seperti legalitas perusahaan, legalitas tanah, hingga legalitas ketika terjadi penjualan.

Pentingnya bagian legal ini karena sebuah proyek properti tidak akan bisa dilaksanakan dan dijual jika urusan legalitas belum clear.

Oleh karena itu, sewajarnya developer memiliki tim legal yang handal supaya proyek dapat dilaksanakan sesuai target dan perencanaan.

Tugas dan tanggungjawab divisi legal dalam hal mengurus legalitas proyek

Dalam mengurus legalitas proyek bagian legal memiliki tugas untuk mengurus legalitas tentang tanah dan legalitas proyek berupa perizinan.

Legalitas tanah

Legalitas tanah berhubungan dengan alas hak tanah yang akan dijadikan proyek. Jika developer pelaksana proyek berupa perseroan atau PT, maka legalitas tanah dalam bentuk SHGB (Sertifikat Hak Guna Bangunan).

Sedangkan jika developer pengelola proyek berupa orang pribadi saja maka legalitas tanah bisa berupa SHM (Sertifikat Hak Milik).

Kemudian setelah perijinan selesai dan siteplan sudah disahkan pekerjaannya dilanjutkan dengan memecah sertifikat menjadi sertifikat per-kavling sesuai dengan siteplan.

Memastikan tanah tidak sengketa

Dalam hal mengurus legalitas proyek, kerjaan pertama divisi legal adalah memastikan tanah yang akan dijadikan proyek tidak bermasalah atau tidak ada sengketa.

Untuk memastikan tanah tidak sengketa, harus dilakukan pengecekan mulai di kantor lurah/desa, notaris dan atau kantor pertanahan.

Mengurus perizinan proyek

Untuk mengurus perijinan proyek, langkah pertama yang harus dilakukan oleh divisi legal adalah menyusun proposal dan dokumen perijinan proyek sesuai dengan ketentuan undang-undang, peraturan daerah (Perda) dan peraturan-peraturan lain yang berlaku.

Pada umumnya, perijinan proyek dimulai dengan mengajukan proposal ijin lokasi, PKKPR (Persetujuan Kesesuaian Kegiatan Penataan Ruang), pengesahan siteplan dan IMB atau PBG (Persetujuan Bangunan Gedung).

Tentang IMB dan PBG

Sebelum diundangkannya UU No. 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja, perizinan proyek dalam bentuk IMB, namun setelah terbit UU Cipta Kerja tersebut IMB digantikan dengan PBG.

Dalam mendapatkan untuk mendapatkan PBG banyak tahapan yang harus dilalui seperti ijin lingkungan, Analisa Mengenai Dampak Lingkungan (Amdal), Upaya Pengelolaan Lingkungan Hidup dan Upaya Pemantauan Lingkungan Hidup (UKL-UPL), rekomendasi peil banjir, rekomendasi pemadam kebakaran, rekomendasi tanah makam, rekomendasi tempat pembuangan sampah sementara (TPSS), rekomendasi Analisa Dampak Lalu Lintas (Andalalin) dan lain-lain.

Petugas bagian legal musti sanggup mengurus itu semua tepat waktu!.

Sosialisasi warga

Sejalan dengan itu, ketika pengurusan perijinan sudah dimulai atau kepastian perijinan sudah didapatkan, divisi legal (didampingi oleh direktur operasional/staf lainnya) melanjutkan tugasnya yaitu melakukan sosialisasi kepada warga di sekitar lokasi proyek dan membuat dokumentasi tertulis.

Sosialisasi dilakukan sebaiknya dihadiri oleh perangkat daerah mulai dari ketua RT/RW, kepala desa, camat dan pemangku kepentingan (stake holder) lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek.

Termasuk dalam langkah ini adalah mendapatkan rekomendasi dari lurah dan camat.

Tugas dan tanggungjawab divisi legal dalam hal mengurus penjualan melalui KPR

Setiap developer musti mempersiapkan segala sesuatunya untuk mengantisipasi pembelian konsumen melalui Kredit Pemilikan Rumah (KPR).

Karena memang saat ini pembelian masyarakat lebih banyak dengan menggunakan KPR, jika dibandingkan dengan pembelian dengan cara tunai, tunai bertahap dan lain-lain.

Mempersiapkan berkas PKS untuk KPR inden

Apabila penjualan proyek dilakukan dengan KPR, maka langkah pertama yang harus dilakukan oleh divisi legal adalah menyiapkan proposal perjanjian kerjasama (PKS) dengan bank.

Karena jika tidak ada PKS terlebih dahulu maka bank tidak bersedia akad kredit jika rumah belum selesai dibangun.

Di sinilah pentingnya PKS, karena dengan PKS maka bank pemberi kredit bersedia untuk akad kredit walaupun rumah belum dibangun. Hanya saja pencairan KPR bertahap sesuai dengan progres pembangunan.

Hal baiknya adalah setelah akad kredit uang KPR sudah bisa dicairkan sekitar 20% sehingga dengan uang tersebut developer bisa mulai membangun.

Selanjutnya developer dapat mengajukan pencairan kembali apabila pembangunan sudah mencapai bobot yang disyaratka. Dengan adanya skema pencairan KPR inden ini developer tidak perlu menyediakan uang untuk membangun, cukup mendandalkan uang dari pencairan KPR.

Mempersiapkan berkas KPR konsumen

Tugas divisi legal selanjutnya adalah mengurus seluruh persiapan pengajuan KPR mulai dari mempersiapkan dokumen awal pembelian, penyusunan data konsumen sesuai persyaratan bank sampai dilakukan akad kredit.

Persiapan dokumen awal pembelian berupa booking form atau formulir pemesanan rumah agar ketika konsumen menyatakan setuju untuk membeli maka mereka bisa langsung diikat.

Bisa juga langsung dibuatkan perjanjian pendahuluan jual beli (PPJB) untuk masing-masing konsumen.

Tidak hanya itu, divisi legal juga bertugas mengurus seluruh persyaratan pencairan KPR seperti membantu konsumen membuka rekening tabungan di bank pemberi kredit.

Selanjutnya membantu konsumen menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan akad kredit atau jual beli (AJB) di notaris/PPAT.

Termasuk mengurus nomor pokok wajib pajak (NPWP), membuat dan mendokumentasikan seluruh bukti setoran seperti bukti setoran pajak penghasilan (PPh), Bea Perolehan Hak atas Tanah dan Bangunan (BPHTB, dikenal juga sebagai pajak pembeli), bukti pembayaran biaya AJB dan balik nama, pembayaran asuransi, provisi dan lain sebagainya.

Membuat database konsumen

Selain itu, divisi legal juga wajib membuat database konsumen yang mengajukan kredit pemilikan rumah (KPR), termasuk juga database konsumen yang tidak mengajukan KPR.

Database diperlukan untuk membuat tertib administrasi sehingga perkembangan pernjualan proyek bisa diketahui dengan mudah.

Membuat anggaran dan laporan penggunaannya

Terakhir, bagian legal membuat rencana anggaran untuk keperluan legalitas dan membuat laporan penggunaannya. Karena bagaimanapun pengerjaan legalitas, mulai dari proses sertifikasi lahan dan perijinan sampai dengan pembangunan dan penjualan membutuhkan biaya.

Kualifikasi karyawan untuk bagian legal

Mengingat begitu pentingnya pekerjaan bagian legalitas ini, maka tidak sembarang orang yang bisa ditempatkan pada posisi ini, sekurangnya orang tersebut harus memiliki kualifikasi sebagai berikut:

Mampu bersikap, berperilaku dan bekerja dengan jujur. Kejujuran dibutuhkan supaya dia tidak tergoda untuk memanfaatkan jabatannya untuk meraih keuntungan pribadi dan merugikan perusahaan.
Dapat bekerjasama dalam tim. Kemampuan bekerjasama dalam tim penting untuk dimiliki oleh orang yang berada di divisi legal ini karena karena dalam proses pengurusan legalitas, dia tidak bisa bekerja sendiri. Jika dilihat dari prosesnya, pengurusan legalitas selalu berhubungan dengan bagian lain, seperti membuat surat perintah kerja (SPK) ke kontraktor ia bekerjasama dengan bagian konstruksi. Untuk mengurus KPR dia bekerjasama dengan bagian marketing dan untuk meminta anggaran dia bekerjasama dengan bagian keuangan. Jika dia tidak bisa bekerjasama dalam tim maka komunikasi antar divisi tidak lancar dan akan mengganggu perjalanan proyek.
Memiliki kecermatan dan ketelitian, terutama saat membaca dan membuat dokumen-dokumen perjanjian. Kecermatan dan ketelitian diperlukan supaya tidak terjadi perselisihan tentang perikatan dengan pihak lain nantinya.
Memahami dan mampu mempersiapkan persyaratan jual beli dan perikatan dengan bank dan sanggup melaksanakan prosesnya. Dalam hal ini bagian legal bekerjasama dengan notaris/PPAT yang ditunjuk untuk melaksanakan jual beli dan melengkapi persyaratan akad kredit sesuai ketentuan bank kreditur.
Mampu berfikir logis, obyektif dan jernih berdasarkan fakta.
Kemampuan memahami bahasa hukum.
Memiliki sikap tegas dan teguh pendirian.
Mampu berkomunikasi dengan lugas dan jelas.
Memiliki kemampuan bernegosiasi.
Mampu menyusun dokumen perizinan dan perjanjian kerjasama dengan bank.
Memahami dengan baik undang-undang dan segala peraturan pertanahan, hukum perpajakan dan peraturan yang berhubungan dengan pembangunan proyek properti.
Memiliki kemampuan advokasi, seperti mampu memahami urutan dan detil beracara di pengadilan.

Lihat artikel lainnya:

asriman.com