Sebuah perusahaan memiliki organ-organ yang memiliki tugas dan tanggungjawab yang berbeda. Organ perusahaan tersebut adalah komisaris, direksi dan RUPS

Setiap perusahaan memiliki organ seperti komisaris, direksi dan RUPS

Sebuah perusahaan pengembang properti (juga perusahaan pada umumnya) terdiri dari beberapa organ yang memiliki tugas yang berbeda.

Secara umum organ perusahaan itu terdiri dari komisaris, direksi dan RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham). Komisaris bertugas mengawasi jalannya perusahaan, sedangkan direksi menjalankan perusahaan.

Sedangkan RUPS adalah organ perusahaan yang bertugas mengambil keputusan tertinggi tentang jalannya perusahaan.

Untuk menjalankan tugasnya, para direksi membutuhkan orang lain, yang dibagi menjadi bidang-bidang menurut kebutuhan perusahaan.

Di bidang pengembangan proyek, misalnya bisa dibuat beberapa bidang sesuai dengan kebutuhan mengembangkan sebuah proyek properti, misalnya bidang legal, perencanaan, konstruksi, marketing dan keuangan.

Sebenarnya tidak mutlak juga kebutuhan seperti di atas untuk tiap-tiap proyek, sesuai kebutuhan saja. Bisa juga dibuat beberapa bidang dikepalai oleh seorang saja, misalnya bidang legalitas digabung dengan perencanaan, marketing digabung dengan legal, dan lain-lain. Sah-sah saja.

Baca juga: Lihat di sini materi dan jadwal workshop developer properti bagi pemula

Sekali lagi sesuai kebutuhan dan ketersediaan sumber daya manusia. Sekrang mari kita lihat tugas dari masing-masing organ perusahaan tersebut.

Tugas Seorang Komisaris

  1. Mengawasi jalannya perusahaan agar dapat mencapai maksud dan tujuan perusahaan.
  2. Memberikan masukan-masukan kepada jajaran direksi dalam menjalankan perusahaan.

Tugas Direktur Utama

Seorang direktur utama bertugas menjalankan perusahaan dan memberikan laporan kepada komisaris dan mempertanggungjawabkannya dalam RUPS
  1. Menjalankan perusahaan dengan i’tikad baik dan penuh tanggungjawab sehingga dapat mencapai target yang ditetapkan oleh pemegang saham.
  2. Mempersiapkan perencanaan proyek dan mengorganisir seluruh organ perusahaan (direksi dan karyawan) supaya dapat bekerja dengan baik.
  3. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan.
  4. Meminta seluruh divisi membuat rencana kerja tiga bulan pertama.
  5. Memeriksa laporan perencanaan masing- masing divisi dan memberikan catatan penyempurnaan.
  6. Menyelenggarakan meeting bulanan yang berisi kordinasi, evaluasi dan sosialisasi kebijakan perusahaan yang diikuti oleh seluruh
  7. Membuat evaluasi berkala dan menyampaikan secara jelas, terbuka dalam rangka memotivasi ke masing-masing divisi.
  8. Membaca, memahami, meneliti dan memeriksa cash flow dari keuangan setiap hari.
  9. Membuat usulan kebijakan investasi berdasarkan kondisi cash flow perusahaan ke dewan komisaris.

Selain direktur utama, perusahaan juga bisa memiliki direktur-direktur lainnya yang bertugas menjalankan perusahaan sesuai dengan tugas dan keahliannya masing-masing.

Misalnya ada direktur marketing, direktur legal, direktur pengembangan bisnis, direktur operasional, atau direktur lainnya sesuai dengan kebutuhan dan skala perusahaan.

Jika perusahaan belum memandang perlu, bisa saja di tiap bidang perusahaan hanya dikepalai oleh seorang manejer saja.

Bagian legal dan perencanaan 

Membawahi:

  1. Perijinan dan Legalitas
  2. Perencanaan
  3. QS
  4. Business Development

Job Description Legal dan Perencanaan:

  • Membuat perencanaan proyek dengan melibatkan arsitek atau perencana, diantaranya:
    1. Membuat schematik design tentang rencana proyek perumahan yang akan dikerjakan.
    2. Membuat gambar site plan proyek perumahan
    3. Membuat gambar denah, tampak, potongan, situasi, dan gambar 3D
    4. Membuat gambar rencana saluran air, listrik dan infrastruktur lingkungan proyek Perumahan.
    5. Membantu marketing untuk membuat desain marketing tools.
    6. Membuat Rencana Anggaran Proyek.
  • Melakukan konsultasi ke notaris, Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) atau camat setempat tentang legalitas tanah yang akan dikerjakan sebagai proyek perumahan.
  • Mengurus pelepasan hak sesuai status sertifikat semula menjadi sertifikat induk  atas nama  
  • Menyiapkan draft perjanjian pembayaran pembelian tanah atau kerjasama pengelolaan tanah di notaris dengan pemilik tanah atau mitra investor, yang akan dijadikan proyek perumahan.
  • Menyiapkan proposal pengajuan kerjasama khusus dengan Notaris/PPAT, perbankan dalam hal Kredit Pemilikan Rumah (KPR) dan Kredit Modal Kerja (KMK) jika diperlukan.
  • Mengurus dan melakukan pengecekan ke notaris atau badan pertanahan nasional (BPN) berkaitan dengan status legalitas tanah yang akan dibeli, dikerjasamakan, atau diambil alih pengelolaannya untuk dijadikan proyek perumahan.
  • Menyusun proposal, dan dokumen perijinan proyek perumahan sesuai dengan ketentuan undang-undang, peraturan daerah (perda) dan peraturan-peraturan lain yang berlaku.
  • Menyiapkan dan mengurus dokumen perijinan sampai diperoleh ijin mendirikan bangunan (IMB) di instansi terkait.
  • Melakukan pengecekan berkala terhadap tahapan pengurusan perizinan sejak penyerahan dokumen ke instansi terkait .
  • Menyelenggarakan pertemuan sosialisasi wajib dan membuat dokumentasi tertulisnya ke warga sekitar lokasi proyek perumahan, yang dihadiri oleh ketua RT/RW, perangkat desa, seperti kepala desa, camat dan staf-stafnya.
  • Membuat rencana anggaran untuk keperluan legalitas dan membuat laporan penggunaan anggaran.
  • Menyiapkan rencana pengembangan proyek di masa datang. Termasuk melakukan survey lokasi baru dan membuat studi kelayakannya.

Direktur Teknik dan Produksi

Seorang direktur teknik bertanggungjawab dalam menjalankan perusahaan di bidang teknik sesuai arahan dari direktur utama

Membawahi:

  1. Manejer Proyek
  2. Kontraktor

Job Description Direktur Teknik dan Produksi:

  1. Melakukan survey pasar berkaitan dengan potensi daya beli konsumen terhadap perumahan, developer kompetitor, harga jual perumahan kompetitor, harga material bangunan dan sumber pendukung lainnya.
  2. Menyiapkan kontraktor atau tim produksi yang baik dan bisa diandalkan, sehingga tidak terjadi kesalahan dan kekacauan pada hasil akhir properti yang dibangun.
  3. Membuka lahan yang akan dikerjakan menjadi proyek perumahan, baik manual maupun dengan alat berat bila diperlukan, sesuai dengan kondisi lahan.
  4. Melakukan pengukuran lokasi untuk mendapatkan data sesuai kondisi lapangan. Selanjutnya membuat blok kavling sesuai site plan.
  5. Menata lingkungan perumahan yang meliputi pembuatan badan jalan, pintu gerbang, pos satpam, dan sarana-sarana pendukung lainnya.
  6. Membangun unit rumah yang mengacu pada rencana anggaran pelaksanaan, time schedule, gambar kerja, dan surat perintah kerja (SPK).
  7. Membina kerja sama yang baik dengan komponen tenaga lapangan (kontraktor, mandor, dan pekerja, penjaga, dan lain-lain) termasuk menjalin hubungan dengan pihak di luar proyek.
  8. Membuat rencana anggaran biaya pelaksanaan proyek bangunan dan mengajukan ke bagian keuangan melalui direktur operasional.
  9. Membuat rencana kerja lapangan.
  10. Melakukan negosiasi dengan kontraktor pelaksana.
  11. Membuat kontrak kerja dengan kontraktor pelaksana.
  12. Melakukan pengawasan terhadap kualitas bahan, pekerja, proses pengerjaan, dan hasil kerja.

Direktur Marketing dan Operasional

Direktur marketing bertanggungjawab tentang pemasaran proyek, termasuk membuat materi marketing dan membentuk tim marketing serta strategi pemasaran proyek

Membawahi:

  1. Marketing
  2. Operasional
  3. Administrasi
  4. HRD

Job Description Direktur Marketing dan Operasional:

  1. Menyiapkan kantor, kantor pemasaran, alat kerja, ATK, merekrut staf dan menjalankan operasional kantor dan proyek.
  2. Mengajukan kerjasama dengan pihak lain (instansi pemerintah, korporasi swasta, event organizer, dan lain-lain) dalam melaksanakan kegiatan promosi, pameran, dan presentasi marketing proyek.
  3. Membentuk tim marketing yang memiliki skill dan kemampuan prima, untuk merumuskan konsep penjualan, target market, hingga strategi dan taktik menjualnya.
  4. Membuat rencana kerja marketing selama jangka waktu pelaksanaan proyek perumahan, setidaknya dalam 3 (tiga) kategori; promo marketing, event pameran, presentasi langsung.
  5. Menyiapkan materi promo marketing, event pameran, marketing tools, presentasi, serta memilih tema marketing tiga bulanan dan tema marketing tahunan, berdasarkan kondisi lingkungan kota dimana proyek perumahan berada.
  6. Meminta seluruh staf marketing membuat rencana kerja tiga bulanan, rencana kerja tahunan, atau rencana kerja berdasarkan jangka waktu pelaksanaan proyek, sesuai rencana kerja yang dibuat manajer marketing.
  7. Melakukan rapat koordinasi dengan seluruh staf marketing dua kali per-minggu.
  8. Membuat rencana anggaran biaya marketing per-tiga bulan, juga rencana anggaran tahunan.
  9. Membuat laporan mingguan dan laporan bulanan yang berisi target, pencapaian dan evaluasi yang diserahkan ke direktur utama.
  10. Mengundang rapat koordinasi dengan divisi lain sebulan sekali.

Staf Marketing

  1. Membuat rencana kerja berdasarkan target penjualan yang telah ditetapkan manajer marketing.
  2. Melakukan penyebaran brosur, leaf leat, spanduk, rontek, umbul-umbul, baliho, billboard, dan lain-lain ke kawasan seputar lokasi proyek perumahan.
  3. Melakukan presentasi pruduk perumahan langsung ke konsumen perorangan maupun presentasi kolektif.
  4. Memasang iklan perumahan di media cetak, radio, atau media lainnya yang tersedia berdasarkan kondisi kota dimana proyek perumahan berada.
  5. Menyelenggarakan pameran perumahan sendiri ataupun bekerjasama dengan pihak lain seperti; event organizer, bank, pemda, perusahaan telekomunikasi, otomotif dan lainya.
  6. Melayani dan memberikan informasi detail dan menyeluruh kepada konsumen yang datang ke kantor, ke lokasi proyek perumahan, atau bertemu di tempat lain tentang produk perumahan (luas bangunan, luas tanah, harga jual, biaya pajak, syarat-syarat KPR, spesifikasi teknis bangunan, dan lain-lain).
  7. Membuat surat penawaran produk perumahan ke calon konsumen.
  8. Melakukan follow up penawaran produk perumahan ke calon konsumen.
  9. Mengantar calon konsumen ke lokasi proyek perumahan.
  10. Melakukan negosiasi harga dengan konsumen atas persetujuan manajer marketing atau direktur operasional.
  11. Membuat, meminta dan mengumpulkan berkas kerja dari divisi lain berkaitan dengan administrasi penjualan, terdiri dari; kuitansi tanda terima pembayaran, Perjanjian Pendahuluan Jual Beli (PPJB), gambar kerja rumah, jika terjadi transaksi penjualan dengan konsumen.
  12. Mengumpulkan syarat-syarat Kredit Pemilikan Rumah (KPR) dari konsumen.
  13. Meminta kuitansi tanda terima setiap terjadi pembayaran dari konsumen ke divisi keuangan untuk diserahkan ke konsumen.
  14. Membuat order dokumen gambar kerja ke bagian perencanaan/arsitek untuk dilampirkan di Perjanjian Pendahuluan Jual Beli (PPJB) .
  15. Membuat order tertulis pembangunan rumah ke bagian konstruksi dan mencatat tanggal mulainya pembangunan untuk menghitung lama masa pengerjaan rumah sesuai dengan yang tercantum di Perjanjian pendahuluan Jual Beli (PPJB).
  16. Membuat progress report realisasi program kerja, pencapaian target penjualan, evaluasi, dan usulan program kerja maupun usulan perubahan program kerja (jika diperlukan) berkala setiap minggu untuk diserahkan kepada manajer marketing.
  17. Membuat data base konsumen yang mengajukan Kredit Pemilikan Rumah (KPR) dan konsumen yang tidak mengajukan KPR.
  18. Membuat rekapitulasi rencana pencairan Kredit Pemilikan Rumah (KPR) yang di-update setiap minggu.
  19. Menerima dan mendokumentasikan syarat-syarat kelengkapan Kredit Pemilikan Rumah (KPR) dari tenaga marketing  maupun dari Konsumen langsung.
  20. Mengurus pengajuan Kredit Pemilikan rumah (KPR) masing-masing konsumen ke Perbankan
  21. Mengurus dokumen yang diperlukan untuk pencairan Kredit Pemilikan Rumah (KPR) dari konsumen seperti; membuka rekening tabungan di bank pemberi kredit atas nama konsumen, mengumpulkan slip bukti bayar PBB, membuat surat perintah pencairan ke bank sesuai rekening yang ditunjuk dan lain-lain.
  22. Membantu konsumen untuk mengurus dan menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan Akad Kredit di perbankan atau akta jual beli (AJB) di notaris seperti; NPWP, pembayaran PPh, pembayaran BPHTB,  pembayaran BBN, pembayaran asuransi, provisi dan lain sebagainya.  

 Keuangan

Bagian keuangan bertanggungjawab terhadap laporan keuangan proyek

Administrasi Keuangan

  • Menyiapkan kuitansi dan administrasi pendukung .
  • Mencatat dan membukukan seluruh transaksi keuangan.
  • Membuat dan mencatat mutasi buku bank.
  • Membuat opname data keuangan setiap hari.
  • Mengelola kas kecil untuk biaya operasional.
  • Mengambil dan menyetorkan seluruh transaksi keuangan dari dan kepada bank yang menjadi rekanan perusahaan.
  • Apabila terjadi penerimaan di luar jam operasional bank maka akan disetorkan pada hari berikutnya.
  • Meminta perencanaan anggaran kepada seluruh divisi bagian lain.
  • Merekap mutasi rekening setiap minggu (print out dari Bank).

Internal Audit

  • Melakukan pemeriksaan dan validasi kuitansi pembayaran dan nota-nota pembelanjaan peusahaan.
  • Melakukan konfirmasi apabila ditemukan kejanggalan dalam penerimaan keuangan.
  • Melaporkan hasil pemeriksaan tersebut kepada direktur utama.
  • Mengusulkan tindakan administratif jika ditemukan penyimpangan keuangan.
  • Mengevaluasi pelaksanaan anggaran dari seluruh divisi di perusahaan.
  • Memberikan peringatan dini kepada direktur utama mengenai indikasi tertentu yang berkaitan dengan keuangan.

RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham)

RUPS adalah organ tertinggi Perusahaan dan forum pengambilan keputusan tertinggi yang berkaitan dengan investasi pemegang saham yangberpengaruh terhadap operasional perusahaan. 

Dalam forum RUPS ini, pemegang saham berhak meminta keterangan dari direksi serta komisaris.  

Wewenang RUPS

Selain itu, RUPS adalah organ dari perusahaan yang berwenang yang mana wewenang tersebut tidak diberikan kepada direksi atau komisaris dalam batas yang ditentukan di dalam peraturan perusahaan dan Anggaran Dasar Perseroan. Wewenang tersebut terdiri dari:

  • Meminta pertanggungjawaban Direksi dan Komisaris yang berkaitan dengan jalannya dan pengelolaan Perseroan.
  • Mengangkat dan memberhentikan Direksi atau Dewan Komisaris.
  • Mengubah Anggaran Dasar.
  • Memutuskan pembagian tugas dan wewenang Direksi

Tujuan diadakannya RUPS

  • Memberikan laporan keuangan Perseroan dalam satu tahun terakhir.
  • Mengubah status, maksud dan tujuan, bidang usaha, lokasi atau tempat dalam Anggaran Dasar.
  • Mengangkat dan memberhentikan anggota Direksi atau Dewan Komisaris.
  • Menyetujui perpanjangan jangka waktu berdirinya Perseroan Terbatas.
  • Menyetujui penggabungan, peleburan, pengambilalihan, atau pemisahan Perseroan.
  • Menyetujui pengajuan permohonan agar Perseroan dapat dinyatakan pailit.
  • Memberikan laporan kegiatan oleh Perseroan serta dampak dari kegiatan tersebut.
  • Membahas laporan pelaksanaan tanggung jawab Perseroan kepada lingkungan dan sosial (CSR).
  • Membahas masalah yang timbul dalam Perseroan dalam satu tahun terakhir.
  • Membahas kemungkinan akan terjadinya kenaikan gaji dan tunjangan baik untuk karyawan, Direksi, maupun Dewan Komisaris.
  • Memberikan laporan terhadap pengawasan oleh Dewan Komisaris.

Jenis RUPS

Penyelenggaraan RUPS dibedakan menjadi dua jenis yaitu:

1. Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (RUPST)

RUPS yang diselenggarakan secara rutin minimal sekali dalam setahun, selambat-lambatnya 6 bulan setelah tahun buku Perseroan berakhir.

2. Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (RUPSLB)

RUPS yang waktu penyelenggaraannya terjadi di luar waktu RUPST dan untuk agenda yang insidental.

Ada beberapa kondisi di perusahaan yang mengharuskan diadakan RUPSLB:

  • Penggantian Dewan Komisaris dan Direksi sebelum masa tugas berakhir.
  • Adanya rencana transaksi material dan benturan kepentingan sebagaimana peraturan perundang-undangan.
  • Adanya rencana korporasi lain yang bersifat material, seperti pembelian kembali saham Perseroan yang beredar.
Lihat artikel lainnya:

Tags

[WAJIB TAHU] Ini Job Description di Sebuah Perusahaan Properti
Tagged on:                                                                                                 

One thought on “[WAJIB TAHU] Ini Job Description di Sebuah Perusahaan Properti”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

×

Hallo...!

Workshop Cara Benar Memulai Bisnis Developer Properti Bagi Pemula akan diadakan tanggal 20-21 Januari 2024 di Jakarta

Menjadi developer properti itu mudah bagi orang yang ikhlas

× Info Workshop Developer Properti